ساده کردن کارها از همین امروز

گاهی اوقات در نیمه های روز و یا پس از اتمام ساعت کاری ممکن است احساس خستگی زیادی کنیم، در حالی که از نظر خودمان کار زیادی انجام نداده ایم یا روز شلوغی نداشته ایم. فاکتورهای زیادی ممکن است باعث پدید آمدن این حالت شوند عواملی مانند:

  • کم خوابی
  • آلودگی هوا
  • کمبود ویتامین ها یا مواد معدنی مورد نیاز بدن

عاملل مهم دیگر نیز می تواند درگیری های کوچک و غیر مهم در محیط کار و مسیر رفت و آمد باشد. برای مثال کشوی میز کار شما درست بسته نمی شود و برای درست بسته شدن آن را محکم بکوبید و یا سیم گوشی تلفن روی میزتان خش خش می کند و برای قطع شدن صدای مزاحم باید موقع صحبت کردن سیم را گرفته و به سمت چپ بکشید و … ساعت 5 بعد از ظهر است و زمان کارتان تمام شده است، بعد از 8- 9 ساعت کار خسته اید و در راه خانه می خواهید خریدی نیز انجام دهید،  اما کارتخوان فروشگاهی که از آن خرید کرده اید، کار نمی کند و برای پرداخت وجه خرید خود به زحمت می افتید و … سپس در ترافیک سنگین گیر می افتید و خسته و بی حوصله به منزل می رسید !!

شاید شما نتوانید مشکل شبکه بانکی یا ترافیک سنگین را حل کنید، ولی احتمالا می توانید کشوی میزتان و سیم تلفن رو میزی تان را تعمیر کنید. همچنین می توانید در حیطه اختیارتان به ساده کردن کارها اقدام نموده و از کارهای تکراری خسته کننده اجتناب کنید. من برای ساده کردن کارها این رویه را توصیه می کنم:

  1. یک کاغذ و قلم بردارید و کل کارهای تکراری که در روز انجام می دهید را با تخمینی از تعداد تکرار آنها را لیست کنید.
  2. مواردی که می توانید بدون کمک دیگران تکرارشان را کم کنید علامت بزنید.
  3. مواردی را که برای کم کردن تکرار آنها نیاز به کمک گرفتن از دیگران دارید را مشخص کنید و اگر می دانید چه کسی می تواند به شما کمک کند را یادداشت کنید.
  4. مواردی که فکر می کنید برای کم کردن تکرار آنها  نیاز به تغییر روال های اداری و کاری دارید را در کاغذی جداگانه یادداشت و از لیست فعلی حذف کنید.
  5. مواردی که فکر می کنید فعلا برایشان ایده ای ندارید را در لیست دست نخورده باقی بگذارید.

ازفردای آن روز شروع  به حذف روال های تکراری و رفع مشکل از مواردی شوید که در مرحله یک علامت زده اید. بعد از رفع انها و خط زدن آنها از لیست به سراغ سری دوم بروید، به ترتیب میزان مزاحمتی که برایتان ایجاد کرده اند، شروع به رفع آنها با کمک دیگران نمایید، هر مورد که رفع گردید شادمانه خط بزنید.

مطمئن باشید که هم حس بهتری خواهید شد و هم روح و جسمتان کمتر برای خرده آزار هایی که می دیده است خسته می شود. پس از مرحله یک و دو با مدیر خود جلسه بگذارید و بدون موضع گیری و ارایه راه حل احتمالی مسائل را با وی مطرح سازید، یادآور شوید اگر آن رویه ساده شود یا تغییر کند، چه مزایایی برای سازمان خواهد داشت، اجازه دهید روی موضوعات مطروحه فکر کند. احتمالا مسائل سازمانی با یک جلسه شما با مدیرتان حل نمی شود، در بازه زمانی مناسب، درخواست های خود را پیگیری نمایید. اگر رویه ها تغییر کند که شما به هدف خود رسیده اید، اگر تغییری حاصل نشد هم به خودتان یک امتیاز مثبت بدهید، چون تلاشتان را کرده اید.

داستان واقعی:

اردیبهشت سال 94 بود و رویه فروش سخت و کاملا دستی بود، عملا دو ساختار فروش کاملا غیر مرتبط داشتیم و مشکلات بیرونی خارج از حیطه اختیار ما هم به سختی کار می افزودند. یا باید راه حل از پیش آماده ای را تهیه می کردیم یا رویه های جاری را تغییر می دادیم. دست به کار شدم وسعی کردم پروسه فروش سایت های فروشگاهی ایران وب را تا جایی که می توانم ساده کنم،  ساده سازی از انبار الکترونیکی شروع شد و به فروش ساده از طریق وب انجامید، اما کار تمام نشده است و روند تغییرات همچنان ادامه خواهد داشت، گرچه برخی ساده سازی ها در عمل بسیار سخت و وقت گیر هستند ولی مطمئن هستم در طولانی مدت ساده کردن کارها باعث آرامش ذهن، افرایش سرعت عمل و نهایتا افزایش بازدهی خواهند شد.

Leave a Reply

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *